特定技能外国人を雇用している会社（特定技能所属機関）には、入管法に基づく「届出義務」があります。
届出を怠ったり、内容に誤りがあった場合、特定技能外国人の受け入れができなくなる可能性もあります。
この記事では、届出の種類・内容・注意点をわかりやすくまとめます。
届出には「定期届出」と「随時届出」の２種類がある
特定技能に関する届出は大きく２種類に分かれます。
年１回、決まった時期に提出するもの。対象年度の受入れ・活動・支援実施状況を報告します。
雇用条件の変更や退職など、特定の出来事が起きたときにその都度提出するもの。事由発生から14日以内が期限です。
【定期届出】年１回、必ず提出しなければならない報告
提出時期と対象期間
定期届出は、対象年度（４月１日〜翌年３月31日）の受入れ・活動・支援実施状況について、翌年度の４月１日〜５月31日の間に提出します。
※以前は四半期ごとの届出でしたが、制度改正により年一回の届出に変更されています。
届出期限は 2026年４月１日〜５月31日 の間に提出
対象期間中に１日でも在留資格「特定技能」を有する外国人と雇用契約関係があった場合は、実際の就労がない場合であっても定期届出が必要です。
提出が不要なケース
以下の場合は定期届出の提出は不要です。
- 届出対象期間（前年４月１日〜当年３月31日）中に特定技能外国人の受入れを行っていない場合
特定技能所属機関が倒産・廃業した場合は定期届出は不要ですが、事由発生から14日以内に「随時届出（受入れ困難に係る届出）」を別途提出する必要があります。「倒産したから何もしなくていい」ということにはなりませんのでご注意ください。
誰が、どこに提出するのか
定期届出は、電子届出システムによる提出または地方出入国在留管理局窓口への郵送・持参で行います。電子届出が推奨されており、添付書類の一部省略が認められるための条件の一つにもなっています。
提出先は特定技能所属機関の所在地を管轄する地方出入国在留管理局です。法人の場合は登記上の本店所在地を管轄する局に、１部まとめて提出します。
提出先：東京出入国在留管理局（就労審査第三部門）
支援を委託している場合は届出の署名欄に登録支援機関の記名が必要
支援の全部を登録支援機関に委託している場合、届出書の署名欄に登録支援機関の記名が必要になります。登録支援機関も届出の内容を確認した上で署名し、企業とともに責任を持って報告する仕組みになっています。
書類準備の段階から電子届出システムへの入力補助、署名・提出まで、受入れ企業のご担当者様が安心して届出できるよう全面的にサポートします。届出の手間を最小限にしたい企業様は、ぜひご相談ください。
提出する書類の概要
定期届出で提出する書類は、受入れ企業の状況によって異なります。
| 区分 | 必要書類 |
|---|---|
| 全員共通 | 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号） 特定技能外国人の受入れ・活動・支援実施状況（別紙１） ※支援を登録支援機関に委託している場合は署名欄（別紙２）を追加 |
| 「一定の基準」を満たさない場合 | 誓約書・特定技能所属機関概要書・登記事項証明書・労働保険料および社会保険料の納付書類・納税証明書など多くの書類が必要 |
| 「一定の基準」を満たす場合 | 書類を大幅に省略できます |
過去３年間に指導勧告書の交付・改善命令処分を受けておらず、在留諸申請をオンライン・電子届出で行い、かつ証券取引所上場企業や３年以上の継続した受入れ実績を持つ法人など、一定の実績がある機関のことです。
届出書の主な記載内容
- 特定技能所属機関の法人番号・特定産業分野・名称・住所
- 届出対象期間中に受け入れた特定技能外国人数（１号・２号別）
- 労働条件等：実労働日数・所定内実労働時間数・超過実労働時間数・現金給与額・控除額・昇給率（１号・２号別）
数字の記載には細かいルールがあり、小数点の処理ひとつとっても誤記が起きやすい項目が多くあります。提出前はチェックリストを活用して丁寧に確認しましょう。
【随時届出】事由が発生したら14日以内に提出
提出期限：14日は厳格な期限です
14日以内
に提出（郵送の場合は到達日で判断）
正当な理由なく届出を怠った場合、「届出義務違反」とみなされ、最長５年間、特定技能外国人の受け入れができなくなる欠格事由に該当する可能性があります。また、罰金刑や過料が科せられる場合もあります。期限内に遅れそうな場合は、速やかに登録支援機関や専門家に相談してください。
期限を過ぎてしまった場合でも提出は可能です。その際は遅延理由を説明する文書を必ず添付してください。正当な理由があれば受け付けられます。ただし、提出そのものを怠り続けることは厳禁です。
随時届出の種類
- 特定技能雇用契約の変更・終了・新たな締結
- 1号特定技能外国人支援計画の変更
- 登録支援機関との支援委託契約の締結・終了・変更
- 受入れ困難に係る届出（自己都合でない退職・行方不明・傷病・１か月以上活動未実施など）
- 基準不適合に係る届出
- １号特定技能外国人支援計画の実施困難に係る届出
よくあるケース別の注意点
雇用条件が変わった場合
賃金の変更や就業場所の変更など、「軽微な変更」に該当しない変更があった場合は届出が必要です。
- ✔ 昇給に伴って基本賃金が上がる場合：届出不要
- ✗ 予定していた昇給がなくなった場合：届出が必要
- ✗ 基本賃金額が変わらなくても、手当の支給がなくなった場合：届出が必要
外国人が退職した場合
- ✔ 自己都合による退職：受入れ困難に係る届出は不要。特定技能雇用契約の終了に係る届出のみで可
- ✗ 会社都合・行方不明など自己都合以外：受入れ困難に係る届出も必要
随時届出の手続きで困ったら
随時届出は事由ごとに添付書類や様式が異なり、実務担当者にとって負担が大きい手続きです。「どの様式を使えばいいかわからない」「14日以内に間に合うか不安」といったケースも多くあります。みらいリンクでは、事由の把握から必要書類の整理・作成補助・提出管理まで一括してサポートします。
届出を怠った場合のリスク（再確認）
届出を行わなかった、または虚偽の届出をした場合、以下のリスクがあります。
- ✗ 今後の特定技能雇用契約の締結ができなくなる可能性（欠格事由該当：最長５年）
- ✗ 罰金刑や過料に問われる可能性
- ✗ 特定技能所属機関が引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなる
- ✗ 登録支援機関については登録が取り消される
「年１回の届出」だけではない：日常的な実務管理も重要
定期届出は年１回ですが、特定技能１号外国人の受入れには「定期面談（３か月に１回以上）」も義務付けられています。面談で把握した情報は随時届出や次回の定期届出にも反映する必要があります。
報告は年１回でも、日々の支援・面談・記録管理は継続的に必要です。「届出の時期になって慌てて書類を集める」という事態を防ぐためにも、日常の情報整理が重要です。
定期面談の実施から記録管理・届出準備まで年間を通じてサポートします。「届出だけでなく、日頃の運用もまとめて任せたい」という企業様もお気軽にご相談ください。
まとめ：届出は「義務」であり、適正な受入れの証明でもある
特定技能の届出制度は、外国人が適正な環境で働いているかを確認するための重要な仕組みです。定期届出・随時届出ともに、記載ルールが細かく、見落としや記載ミスが起きやすい手続きです。
- 届出には「定期届出（年１回）」と「随時届出（事由発生から14日以内）」の２種類がある
- 定期届出は対象年度翌年の４月１日〜５月31日が提出期間
- 支援を委託している場合は届出書の署名欄に登録支援機関の記名が必要
- 随時届出は郵送の場合「消印」ではなく「到達日」で14日を判断
- 届出義務違反は最長５年間の欠格事由に該当する可能性がある
建設業をはじめとする企業様の特定技能届出管理を、
書類作成から電子届出の入力補助・提出まで一貫してサポートします。
「何から手をつければいいかわからない」段階からでもお気軽にご相談ください
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